Gestión de proyectos y seguimiento

7. Gestión de Proyectos y Seguimiento

En la plataforma de crowdfunding SOSST, la gestión de proyectos no solo se trata de recaudar fondos con éxito, sino también de la ejecución efectiva del proyecto en sus etapas posteriores y la comunicación continua con los patrocinadores. El iniciador debe actualizar regularmente a los patrocinadores sobre el progreso del proyecto, abordar cualquier retraso o problema y asegurarse de que los fondos recaudados se utilicen a tiempo para la entrega del proyecto. Además, si el proyecto no alcanza su objetivo de financiación, el iniciador también debe manejar adecuadamente los asuntos posteriores, asegurando la transparencia y la confianza en la plataforma.

A continuación se presentan las clasificaciones y explicaciones de la gestión detallada del proyecto y las secciones posteriores:

7.1 Actualización del progreso del proyecto

Cómo publicar actualizaciones de progreso y cartas de agradecimiento

Actualizaciones regulares: Los iniciadores del proyecto deben proporcionar actualizaciones periódicas a los seguidores, compartiendo los últimos desarrollos y logros del proyecto. El contenido de la actualización puede incluir:

Informe de progreso: Como las etapas completadas del proyecto, el progreso actual del trabajo, nuevos diseños o prototipos de productos, avances en la producción, etc.

Carta de agradecimiento: Expresar agradecimiento a todos los seguidores y reconocer su contribución al éxito del proyecto. La carta de agradecimiento no solo puede ser expresada a través de texto, sino también mediante formas más creativas, como videos o imágenes.

Contenido de la actualización: En la plataforma, los iniciadores pueden compartir nuevos avances a través de la función "Publicar actualización del progreso del proyecto". Cada actualización generalmente incluye:

Título de la actualización: Expresar de manera concisa y clara el contenido de la actualización.
Detalles de la actualización: Descripción detallada del progreso del proyecto, los desafíos encontrados, las soluciones implementadas, etc.
Soporte de medios: Incluye imágenes, videos, archivos, etc., para ayudar a los seguidores a comprender mejor el estado actual del proyecto.

Cómo publicar actualizaciones:

Accede a la página "Mis Proyectos" en el centro de usuario y haz clic en el botón "Publicar actualización del progreso del proyecto".
Complete el título de la actualización, la descripción detallada y cualquier material de medios relevante.
Después de la presentación, todos los seguidores recibirán notificaciones y podrán ver el progreso en la página del proyecto.

Publicar carta de agradecimiento:

Después de un hito importante en el proyecto (como el éxito en la recaudación de fondos, la finalización de una tarea fase, etc.), se publica una carta de agradecimiento para expresar gratitud a los seguidores.
La carta de agradecimiento se puede presentar a través de texto, imágenes o videos, haciendo que los seguidores se sientan más cercanos y respetados.

Cómo manejar retrasos y problemas:

Comunicación oportuna: Si el proyecto enfrenta retrasos u otros problemas, el iniciador debe notificar rápidamente a los seguidores y explicar la situación de manera transparente. Al publicar actualizaciones, se debe incluir lo siguiente:
1. Descripción del problema: Explica claramente las razones de los desafíos o retrasos encontrados, como problemas en la cadena de suministro, retrasos en la producción, cambios en el diseño, etc.
2. Solución: Proporcionar una solución detallada y un plan de acción posterior para que los seguidores sepan cómo se resolverá el problema y cómo continuará avanzando el proyecto.
3. Ajuste del calendario: Si es necesario, actualice la fecha de entrega y explique a los seguidores los motivos del ajuste. La plataforma ofrece funciones de gestión de tiempo flexibles, permitiendo a los creadores ajustar sus calendarios cuando enfrenten problemas.
Construir confianza: La comunicación transparente puede aumentar la confianza de los seguidores, especialmente cuando se enfrentan a desafíos imprevistos. Las actualizaciones y explicaciones oportunas no solo ayudan al iniciador a mantener la lealtad de los seguidores, sino que también reducen la insatisfacción de los mismos.
Respuesta de emergencia: Si el proyecto enfrenta riesgos más graves (como incumplimiento de proveedores, problemas de diseño importantes, etc.), se debe publicar inmediatamente un aviso de emergencia en la plataforma y buscar soluciones o ajustar estrategias.

7.2 Manejo posterior al crowdfunding

Organización de la entrega después del éxito del proyecto

Distribución de fondos: Después de recaudar fondos con éxito para el proyecto, la plataforma distribuirá los fondos a los iniciadores en etapas según el plan de recompensas del proyecto. El proceso específico de distribución de fondos puede variar según las recompensas del proyecto y generalmente incluye:

Distribución inicial de fondos: Después de que el proyecto sea exitoso, la plataforma distribuirá el **20%** de los fondos iniciales para ayudar a que el proyecto comience su implementación.

Distribución de fondos subsecuentes: Cuando se complete la preparación de las recompensas del proyecto, se distribuirá el **30%** de los fondos para apoyar el progreso adicional del proyecto.

Pago final: Cuando el proyecto esté completo y listo para entregar todas las recompensas, se distribuirá el **50%** restante de los fondos (después de deducir las tarifas de la plataforma y los cargos por procesamiento).

Organización de la entrega:

Calendario de entrega de recompensas: Los iniciadores deben establecer un calendario claro de entrega de recompensas según el progreso del proyecto. Para proyectos de productos, el tiempo de entrega debe incluir fechas específicas para la producción, el empaquetado y el envío. Para proyectos de servicios, debe definirse claramente el tiempo de prestación del servicio.

Notificación de entrega: Una vez que comience la entrega, el iniciador debe notificar a todos los patrocinadores, informándoles sobre la fecha de entrega esperada, el progreso y el método de envío.

Problemas con las recompensas: Si surgen problemas durante el proceso de entrega (como problemas de calidad del producto, retrasos en la entrega, etc.), se debe comunicar rápidamente con los patrocinadores y proporcionar soluciones. La plataforma ofrecerá soluciones de reembolso y compensación para proteger los intereses de los patrocinadores.

Cómo manejar proyectos que no alcanzan su objetivo

Forma de manejo si no se alcanza el objetivo: Si el proyecto no alcanza su objetivo de recaudación de fondos dentro del tiempo estipulado, la plataforma adoptará una **“Política de Reembolso Completo”**. Los fondos de todos los patrocinadores serán devueltos a sus cuentas de pago, y los iniciadores del proyecto no recibirán fondos.

Comunicación con los apoyadores: Si el proyecto no alcanza su objetivo, el iniciador debe contactar proactivamente a los apoyadores, expresar agradecimiento y explicar las razones por las que no se alcanzó la meta. Puede ofrecer:

Carta explicativa: Explica por qué no se alcanzó el objetivo, lo que puede deberse a factores como la demanda del mercado, el diseño del producto, la falta de promoción, entre otros.

Planes futuros: Informar a los seguidores sobre cómo mantenerse en contacto y continuar recibiendo apoyo si el plan se ajusta o reinicia.

Reinicio del proyecto

Si el proyecto no alcanza el objetivo pero el iniciador aún cree que el proyecto tiene potencial, se puede reiniciar otra campaña de crowdfunding. La plataforma ofrece una función de re-crowdfunding que permite al iniciador ajustar los objetivos y estrategias al recaudar fondos nuevamente.

Los iniciadores pueden actualizar el plan de recompensas del proyecto, el cronograma de progreso y los métodos de promoción para aumentar las posibilidades de éxito.

Mantenimiento de la comunidad: Incluso si el proyecto no tiene éxito, los iniciadores pueden mantener el contacto con los seguidores a través de las redes sociales y correos electrónicos, agradecerles por su participación y seguir buscando apoyo en futuros proyectos.

7.3 Otros asuntos de gestión posterior

Comentarios y mejoras del proyecto

Los iniciadores pueden invitar a los seguidores a proporcionar comentarios sobre la ejecución del proyecto para mejorar las actividades de crowdfunding posteriores o las iteraciones del producto. Las opiniones se recogen a través de encuestas o formularios de retroalimentación.

Ajustar el plan del proyecto según los comentarios, fortalecer la relación con los seguidores y mejorar la ejecución y atractivo de futuros proyectos.

Interacción continua con la comunidad

Después de la entrega del proyecto, los iniciadores deben continuar en contacto con los patrocinadores y actualizarlos sobre el progreso del producto, noticias o eventos. La interacción continua ayuda a aumentar la lealtad de la marca y sienta las bases para el éxito del siguiente proyecto de crowdfunding.