Gestion de projet et suivi

7. Gestion de Projet et Suivi

Sur la plateforme de crowdfunding SOSST, la gestion de projet ne se limite pas à collecter des fonds avec succès, elle implique également l'exécution efficace du projet dans ses phases ultérieures et une communication continue avec les soutiens. L'initiateur doit mettre à jour régulièrement les soutiens sur l'avancement du projet, résoudre tout retard ou problème et s'assurer que les fonds collectés sont utilisés à temps pour la livraison du projet. De plus, si le projet n'atteint pas son objectif de financement, l'initiateur doit également gérer correctement les affaires suivantes, en garantissant la transparence et la confiance sur la plateforme.

Voici les classifications et explications de la gestion détaillée du projet et des sections suivantes :

7.1 Mise à jour de l'avancement du projet

Comment publier des mises à jour sur les progrès et des lettres de remerciement

Mises à jour régulières : Les initiateurs de projets doivent fournir des mises à jour régulières aux soutiens, en partageant les derniers développements et réalisations du projet. Le contenu des mises à jour peut inclure :

Rapport d'avancement : Comme les étapes complètes du projet, les progrès actuels du travail, de nouvelles conceptions ou prototypes de produits, les progrès de la production, etc.

Lettre de remerciement : Remercier tous les soutiens et exprimer leur contribution au succès du projet. La lettre de remerciement peut être présentée non seulement par texte, mais aussi de manière plus créative, comme à travers des vidéos ou des images.

Contenu de la mise à jour : Sur la plateforme, les initiateurs peuvent partager les nouvelles avancées via la fonctionnalité "Publier la mise à jour de l'avancement du projet". Chaque mise à jour comprend généralement :

Titre de la mise à jour : Exprimer de manière concise et claire le contenu de la mise à jour.
Détails de la mise à jour : Description détaillée de l'avancement du projet, des défis rencontrés, des solutions mises en œuvre, etc.
Support multimédia : Comprend des images, des vidéos, des fichiers, etc., pour aider les soutiens à mieux comprendre l'état actuel du projet.

Comment publier des mises à jour :

Accédez à la page "Mes Projets" dans le centre utilisateur et cliquez sur le bouton "Publier une mise à jour de l'avancement du projet".
Remplissez le titre de la mise à jour, la description détaillée et tout matériel multimédia pertinent.
Après la soumission, tous les soutiens recevront des notifications et pourront voir les progrès sur la page du projet.

Publier une lettre de remerciement :

Après une étape importante du projet (telles que la collecte de fonds réussie, la réalisation d'une tâche de phase, etc.), une lettre de remerciement est publiée pour exprimer la gratitude aux soutiens.
La lettre de remerciement peut être présentée sous forme de texte, d'images ou de vidéos, ce qui permet aux soutiens de se sentir plus proches et respectés.

Comment gérer les retards et les problèmes :

Communication rapide : Si le projet rencontre des retards ou d'autres problèmes, l'initiateur doit notifier rapidement les soutiens et expliquer la situation de manière transparente. Lors de la publication des mises à jour, les éléments suivants doivent être inclus :
1. Description du problème : Expliquez clairement les raisons des défis ou retards rencontrés, tels que des problèmes de chaîne d'approvisionnement, des retards de production, des modifications de conception, etc.
2. Solution : Fournir une solution détaillée et un plan d'action pour la suite afin que les soutiens sachent comment le problème sera résolu et comment le projet continuera à avancer.
3. Ajuster le calendrier : Si nécessaire, mettez à jour la date de livraison et expliquez aux soutiens les raisons de l'ajustement. La plateforme offre des fonctionnalités de gestion du temps flexibles, permettant aux créateurs d'ajuster leur calendrier lorsqu'ils rencontrent des problèmes.
Construire la confiance : La communication transparente peut renforcer la confiance des soutiens, surtout face à des défis imprévus. Des mises à jour et des explications opportunes aident non seulement l'initiateur à maintenir la fidélité des soutiens, mais aussi à atténuer leur mécontentement.
Réponse d'urgence : Si le projet rencontre des risques plus graves (comme le non-respect des fournisseurs, des problèmes de conception majeurs, etc.), une annonce d'urgence doit être immédiatement publiée sur la plateforme, et des solutions ou des ajustements de stratégie doivent être recherchés.

7.2 Gestion post-crowdfunding

Arrangement de livraison après le succès du projet

Distribution des fonds : Après avoir collecté des fonds avec succès pour le projet, la plateforme distribuera les fonds aux initiateurs par étapes, selon le plan de récompenses du projet. Le processus spécifique de distribution des fonds peut varier en fonction des récompenses du projet et comprend généralement :

Distribution initiale des fonds : Après le succès du projet, la plateforme distribuera **20%** des fonds de démarrage pour aider à la mise en œuvre du projet.

Distribution des fonds ultérieurs : Lorsque les préparatifs des récompenses du projet seront terminés, **30%** des fonds seront distribués pour soutenir l'avancement supplémentaire du projet.

Paiement final : Lorsque le projet est terminé et prêt à livrer toutes les récompenses, les **50%** restants des fonds seront versés (après déduction des frais de plateforme et des frais de traitement).

Arrangement de livraison :

Calendrier de livraison des récompenses : Les initiateurs doivent établir un calendrier clair de livraison des récompenses en fonction de l'avancement du projet. Pour les projets de produits, le délai de livraison doit inclure des dates spécifiques pour la production, l'emballage et la livraison. Pour les projets de services, le temps de prestation des services doit être clairement défini.

Notification de livraison : Dès que la livraison commence, l'initiateur doit notifier tous les soutiens, en les informant de la date de livraison estimée, de l'avancement et du mode de livraison.

Problèmes de récompenses : Si des problèmes surviennent pendant le processus de livraison (tels que des problèmes de qualité des produits, des retards de livraison, etc.), une communication rapide avec les soutiens doit être effectuée, accompagnée de solutions. La plateforme proposera des solutions de remboursement et de compensation pour protéger les intérêts des soutiens.

Comment traiter les projets qui n'atteignent pas leur objectif

Gestion des objectifs non atteints : Si le projet n'atteint pas son objectif de collecte de fonds dans le délai imparti, la plateforme adoptera une politique de **“remboursement intégral”**. Les fonds de tous les soutiens seront remboursés sur leurs comptes de paiement, et les initiateurs du projet ne recevront aucun fonds.

Communication avec les soutiens : Si le projet n'atteint pas son objectif, l'initiateur doit contacter proactivement les soutiens, exprimer sa gratitude et expliquer les raisons pour lesquelles l'objectif n'a pas été atteint. Peut offrir :

Lettre explicative : Explique pourquoi l'objectif n'a pas été atteint, ce qui peut être dû à des facteurs tels que la demande du marché, la conception du produit, un manque de promotion, etc.

Plans futurs : Informer les supporters sur la manière de rester en contact et de continuer à recevoir du soutien si le plan est ajusté ou redémarré.

Redémarrage du projet

Si le projet n'atteint pas l'objectif, mais que l'initiateur estime toujours que le projet a du potentiel, une autre campagne de financement participatif peut être relancée. La plateforme offre une fonctionnalité de re-crowdfunding qui permet à l'initiateur d'ajuster les objectifs et les stratégies lors de la collecte de fonds à nouveau.

Les initiateurs peuvent mettre à jour le plan de récompenses du projet, le calendrier de progression et les méthodes de promotion pour augmenter les chances de succès.

Maintien de la communauté : Même si le projet échoue, les initiateurs peuvent maintenir le contact avec les soutiens via les réseaux sociaux et les e-mails, les remercier pour leur participation et continuer à chercher du soutien pour les projets futurs.

7.3 Autres questions de gestion postérieures

Retour d'information et amélioration du projet

Les initiateurs peuvent inviter les soutiens à fournir des retours sur l'exécution du projet afin d'améliorer les activités de crowdfunding suivantes ou les itérations des produits. Les avis sont recueillis par le biais de questionnaires ou de formulaires de rétroaction.

Ajuster le plan du projet en fonction des retours, renforcer la relation avec les soutiens, et améliorer l'exécution et l'attractivité des futurs projets.

Interaction continue avec la communauté

Après la livraison du projet, les initiateurs doivent continuer à rester en contact avec les soutiens et les mettre à jour sur l'avancement du produit, les actualités ou les événements. Une interaction continue aide à renforcer la fidélité à la marque et à poser les bases du succès du prochain projet de crowdfunding.